Контракт - документ, на підставі якого «Виконавець» надає «Клієнту» певні послуги. Контракти бувають трьох типів:

головний контракт (тип «Контракт») - офіційний підписаний документ;
доповнення до головного контракту (тип «Доповнення») - офіційний документ, що змінює або доповнює головний контракт;
корекція головного контракту (тип «Корекція») - зміни, що вносяться до головного контракту за потребою, без узгодження з замовником (виправлення помилок і т.д.).

Статуси контракту:

Новий - контракт має даний статус після створення і до підписання;

Підписаний - настає після перевірки і підпису контракту уповноваженою особою;

Діючий - настає, якщо для підписаного контракту поточна дата більше або дорівнює даті початку;

Закритий - настає, якщо поточна дата стає більше дати завершення.

Підсистема «Контракти» призначена для управління поточними контрактами компанії, створення і налаштування контрактів, послуг, які виконуються в рамках конкретного контракту, формування списку виконаних послуг і зведення їх в деталізації для надання рахунків.

Пункт головного меню: «Продажі».

Пункти меню «Продажі»: «Контракти», «Виконані послуги», «Деталізації».

Для організації роботи з підсистемою «Контракти» уповноважений користувач повинен здійснити налаштування контрактів та відповідних їм послуг наступним чином:

Через меню «Продажі» -> «Контракти» він входить в форму-грід контрактів, яка організована у вигляді ієрархічної дворівневої таблиці і в якій доступні функції: «Створити» і «Видалити» ( для контрактів в статусі «Новий»), а при натисканні на поле «Назва» контракту викликається Форма «Контракт», призначена для перегляду/редагування контракту.

При натисканні на кнопку «Створити» користувач переходить в спливне вікно, в якому йому надається можливість заповнити поля контракту, що створюється.

Контракт може бути створений у вигляді головного контракту (тип «Контракт»), у вигляді офіційного доповнення до головного контракту (тип «Доповнення») або у вигляді призначеної для користувача корекції головного контракту (тип «Корекція»).

Для контракту в статусі «Новий» є можливість підпису - уповноважена особа перевіряє правильність інформації в контракті і відповідних послугах, після чого натискає на кнопку «Підписати», чим підтверджує відповідну інформацію.

Після цього контракт переходить в статус «Підписаний» і вносити в нього зміни можна тільки за допомогою доповнень або корекцій шляхом створення відповідних об'єктів.

Також на формі «Контракти» є можливість налаштувати послуги контракту (Перевезення, Технічні роботи, Склад, Митне оформлення).

Для цього уповноважена особа вибирає відповідний вид послуг і натискає кнопку «Створити»), після чого викликається спливне вікно для налаштування даного виду послуги.

Крім того, в новий контракт (типу «Доповнення» або «Корекція») можна скопіювати діючі послуги в рамках головного контракту і підлеглих. Для цього необхідно натиснути кнопку «Копіювати», після чого буде викликаний відповідне спливне вікно. Копіювання може бути виконане в поточний контракт з головного контракту або його доповнень/корекцій. При виборі контракту, з якого необхідно виконати копіювання, виводиться список діючих послуг, з яких потрібно вибрати необхідні для копіювання.

Умови для копіювання:

повинна бути обрана хоча б одна послуга для копіювання;
не можна створювати дублікати в рамках поточного доповнення/корекції.

Виконані послуги

Послуга контракту - елемент рахунку, що виставляється, в системі ідентифікується по назві (послуги з різними назвами вважаються різними). Послуги відрізняються за типами: «Перевезення», «Технічні роботи», «Склад», «Митне оформлення», «IT-послуги».

Кожен тип послуг налаштовується окремо.

Виконана послуга – реально виконана в рамках «Контракту» послуга для конкретного автомобіля.

Умови для коректного налаштування послуги:

всі поля повинні бути заповнені;
не можна створити повний дублікат діючої послуги.

Механізм створення виконаної послуги полягає в перевірці як умови виконання даної послуги, так і додаткових умов, що характеризують послугу: необхідно відстежити для автомобіля умову виконання послуги, після чого за співпадінням контрольних точок і потоку автомобіля відібрати з налаштуваннями послуги потрібну; створити і заповнити виконану послугу, вказавши автомобіль, для якого вона виконана, послугу, згідно налаштувань якої вона виконана і дату виконання послуги.

Деталізації

Деталізація – список виконаних послуг з однією назвою за певний період часу.

Механізм формування деталізації. Уповноважена особа (бухгалтер) через меню «Продажі» -> «Виконані послуги» заходить в список виконаних послуг, в якому може вибрати послуги по виду, а потім відфільтрувати за ключовими параметрами ( «Контракт», «Послуга», «Дата виконання з», «Дата виконання по»).

За відфільтрованим списком послуг можна сформувати деталізацію.

Для цього доступна кнопка «Сформувати деталізацію».

При натисканні на кнопку з'являється попап-підтвердження, в якому потрібно ввести назву і дату деталізації (за умовчанням - поточна дата).

При натисканні на кнопку «ОК» формується нова деталізація, на яку проставляються відсилання у всіх, пов'язаних з нею виконані послуги.

Умови для коректного формування деталізації:

список виконаних послуг для формування деталізації повинен бути не порожнім;
одна виконана послуга може потрапити тільки в одну деталізацію;
в одну деталізацію можуть потрапити тільки послуги одного виду (досягається за рахунок різних вкладок для різних видів послуг);
в одну деталізацію можуть потрапити тільки послуги одного найменування (досягається фільтрацією);
для деталізації повинен бути зазначений період дат виконання послуг;
повинен бути зазначений метод формування курсу (ручне введення, на кінець місяця, на кінець року, на дату виконання задачі, на дату виставлення рахунку).

Управління деталізаціями. Уповноважена особа (бухгалтер) через меню «Продажі» -> «Деталізації» входить в список сформованих деталізацій, який він може відфільтрувати за відповідними полями, а також розформувати деталізацію. При розформуванні деталізації, вона видаляється і видаляються відсилання на неї з виконаних послуг.

Browser not supported